Вся информация, поступающая в кассу в течение рабочего дня, накапливается в оперативной памяти аппарата. Для того чтобы обнулить эту информацию и отправить данные на хранение в фискальную память прибора, кассир обязан ежедневно снимать Z-отчёт.
Обязанности кассира, которые необходимо выполнить в конце рабочего дня
Для закрытия кассовой смены, которая должна длиться не более 24 часов, существует специальный Z-отчёт. Такой документ необходимо распечатывать ежедневно, несмотря на то, проводились наличные расчёты или нет. На основании такого чека заполняется журнал кассира-операциониста, а главное - оценивается работа кассира и количество поступившей выручки. В работе также встречается X-отчёт, он не обнуляет числовые значения кассы, а служит промежуточной справкой.
По итогам Z-отчёта работник кассы заполняет журнал, в который вносит номер и дату чека, начальное и конечное сальдо, а также сумму полученной выручки за смену. Некоторые платежи, осуществляемые через кассу, проходят в безналичной форме. Такие данные также отражаются в итоговом реестре.
Используя цифровые значения журнала, кассир заполняет справку, которая передаётся в бухгалтерию для составления кассовой книги предприятия.
Как правильно снимать Z-отчёт
В зависимости от модели кассового аппарата алгоритм получения Z-отчёта может быть разным. Перед получением итоговой информации вносить дополнительные данные не потребуется, кассовый аппарат сам формирует итоги и выдаёт их на печать. В этот же момент происходит гашение накопленных платежей. Некоторые модели ККТ могут автоматически останавливать свою работу по истечении 24 часов. Итоговый отчёт необходимо снимать вовремя, в противном случае это будет нарушением законодательного акта, регулирующего работу ККТ.
Штрафные санкции за нарушение кассового режима
Грамотное ведение кассовой документации помогает максимально точно отражать выручку в бухгалтерских реестрах, попадающих под налогообложение. Перед тем как снять Z-отчёт, кассиру будет нелишним ознакомиться со штрафными санкциями, которые могут быть применены при нарушении кассовой дисциплины. В случае обнаружения налоговыми органами несоответствия данных фискальных отчётов с регистрами бухгалтерской документации на руководителя может быть наложен административный штраф в размере пяти тысяч рублей, а на компанию до 50 тыс. рублей.
Срок давности проверки фискальной памяти аппарата составляет два месяца, по истечении этого срока правонарушение считается амнистированным. В связи с таким регламентом контролирующие органы стараются как можно внимательнее следить за соблюдением кассового законодательства.
Раз или два в сутки кассиры сдают Z-отчет. Что это за форма отчетности, чем отличается от других? Каковы особенности и сложности, возникающие при подготовке таких отчетов? Об этой сейчас и пойдет речь.
Зачем нужен Z-отчет по кассе?
Снятие Z-отчета происходит в конце каждой рабочей смены кассира. Эта операция необходима:
- для контроля за работой кассиров;
- для оперативной оценки выручки;
- для сдачи вырученных средств инкассаторам;
- для отчета перед налоговой инспекцией.
Существует еще и Х-отчет, который выполняется по мере необходимости, но не обнуляет суммы. А после снятия Z-отчета происходит обнуление всего, что было пробито на данной кассе за рабочий день кассира.
Наличность после данной операции инкассируется. В журнал кассира-операциониста заносятся полученные данные: номер документа и дата его оформления; накопления на начало и конец рабочего дня; выручка за смену; а также данные о возвратах денежных средств и безналичных платежах.
Кроме этого, кассир должен заполнить справку аналогичного содержания и передать ее бухгалтеру, который на ее основании заполняет кассовую книгу.
Виды Z отчетов
Z-отчеты по кассе бывают нескольких видов:
- основной — снимается в конце смены, гася все регистры;
- отчет по отделам (выполняется по мере нужды, не обязательно каждый день;
- Z-отчет по отдельным кассирам;
- по группам товаров (если такая возможность изначально запрограммирована в кассовом аппарате).
Как это делается
Как снять Z-отчет? Для начала, не спутать его с Х-отчетом. Второй важный момент: алгоритм выполнения этой операции разный, в зависимости от используемого кассового аппарата. Никаких данных вносить вручную не придется, они все фиксируются в течение дня контрольно-кассовой машиной, требуется лишь выполнить последовательность действий, чтобы аппарат сам посчитал нужные данные, и вывести их на печать.
Поскольку после этого, тоже автоматически, происходит обнуление кассы. То такой отчет иногда называют «отчетом с гашением». Многие кассы также настроены на блокирование функционирования после истечения срока 24 часов. Если вовремя отчет данного формата не сделан, аппарат блокируется. Это требование зафиксировано в законодательстве и подзаконных актах, регулирующих сферу торговли и услуг, использующих ККМ.
Зная, как сделать Z-отчет, кассир помогает себе и бухгалтерии грамотно выполнить и ряд других задач по стандартному документообороту. На основе этого отчета оформляется журнал операциониста, справка кассира, ведутся операции по оприходованию средств и т. д. То есть, это основной, базовый документ для последующих форм отчетности.
Возможные проблемы
Как уже говорилось, если подобный отчет не выполнен вовремя, возможна блокировка кассы, а значит, создание проблем для работы всего торгового учреждения или иной организации, где применяются кассы.
К тому же, если вы забыли снять Z-отчет, это выяснится при налоговой проверке, и у компании (ИП) будут проблемы с инспекцией, штрафы и иные санкции. Или даже до проверки. Например, в такой ситуации: с чеком вашей организации какой-то клиент может пойти в ту же инспекцию, чтобы отчитаться за свои расходы. И если в чеке у него стоит одна дата, а в вашем отчете обозначен следующий день, это нарушение сразу будет замечено.
Помните о таком нюансе: повторно выполнить Z-отчет по кассе можно будет не ранее, чем будет пробит некий чек на любую сумму, или хотя бы нулевой, тестовый. После чего аппарат будет перепрограммирован на снятие кассы, даже в случае нулевой выручки.
В случае утраты зет отчета по техническим или иным причинам, придется делать его аналог с помощью распечатки из ЭКЛЗ ККМ отчета «Итоги смены». В этом случае необходимо еще и написать подробную объяснительную с указанием причин и обстоятельств происшедшего, а также реквизитов утраченного документа.
Сложности могут возникнуть не только у сотрудников, но и у клиентов. Так, возврат денег из кассы по требованию потребителя возможен лишь до снятия Z-отчета. То есть в той смене, когда осуществлялась покупка или услуга. В противном случае, с опозданием, клиенту придется получать возврат через центральную кассу, с использованием кассового расходного ордера и после написания соответствующего заявления.
Реквизиты и назначение Z-отчета
Согласно ст. 1 Закона об РРО фискальный отчетный чек представляет собой документ установленной формы, напечатанный регистратором расчетных операций, содержащий данные дневного отчета, во время печати которого информация об объеме выполненных расчетных операций заносится в фискальную память. В свою очередь, дневной отчет с обнулением информации в оперативной памяти и занесением ее в фискальную память регистратора получил название Z-отчета , в связи с чем понятия «фискальный отчетный чек» и «Z-отчет» могут использоваться как тождественные.
Основное назначение Z-отчета — обнулить память РРО и обеспечить фиксацию итога расчетов за определенный период работы РРО. Соответственно, по окончании смены кассир должен выполнить следующие действия:
1) составить дневной отчет с обнулением информации в оперативной памяти и занесением ее в фискальную память РРО (Z-отчет), в котором должна быть отражена информация об операциях «служебное внесение» или «служебная выдача»;
2) распечатать Z-отчет и подклеить его в КУРО;
3) на основании данных фискального отчетного чека (Z-отчета) заполнить раздел 2 КУРО;
4) сдать выручку в кассу предприятия;
5) выключить РРО.
Само формирование Z-отчета осуществляется в такой последовательности (п. 13 Требований № 199 ):
Печать Z-отчета и занесение информации в фискальную память;
Обнуление регистров дневных итогов оперативной памяти;
Печать информации, подтверждающей обнуление регистров дневных итогов оперативной памяти и действительность Z-отчета.
При этом в Z-отчете обязательно должны присутствовать такие реквизиты и данные :
название и адрес хозяйственной единицы;
индивидуальный номер плательщика, перед которым печатаются большие буквы «ПН». Если субъект предпринимательской деятельности не зарегистрирован как плательщик НДС, то вместо индивидуального номера указывается идентификационный код согласно ЕГРПОУ (для юрлиц) либо налоговый номер (для физических лиц), а вместо букв «ПН» - буквы «ІД»;
фискальный номер регистратора, перед которым печатаются большие буквы «ФН»;
заводской номер регистратора;
логотип производителя;
итог расчетных операций за реализованные товары (предоставленные услуги) по каждой ставке НДС отдельно;
буквенные обозначения и соответствующие им ставки НДС в процентах, а также даты их последнего занесения (если оно проводилось в день распечатки Z-отчета);
суммы НДС по каждой ставке;
итог расчетных операций за реализованные товары (предоставленные услуги), продажа которых не подлежит обложению НДС;
общий итог расчетных операций за реализованные товары (предоставленные услуги) с разбивкой по формам оплаты;
итог расчетных операций и суммы НДС по суммам средств, выданных покупателям (потребителям услуг), если такой итог не равен нулю;
сумма денежных средств по операциям «служебное внесение» и «служебная выдача»;
количество кассовых чеков (квитанций), выданных за смену, отдельно по реализованным товарам (предоставленным услугам) и выданным средствам;
номер, дата и время печати Z-отчета;
уведомление об обнулении регистров дневных итогов оперативной памяти и действительности Z-отчета.
Отсутствие какихлибо сведений из приведенных выше, поскольку они отнесены к обязательным реквизитам, может быть квалифицировано проверяющими как основание для непризнания Z-отчета, что приравнивается к его отсутствию с применением 340-гривневого штрафа к предприятию за каждый такой отчет. Впрочем, на незначительные недостатки в реквизитах Z-отчета судебные инстанции готовы закрыть глаза, указывая, что в этом случае оснований для ответственности нет (см., например, определение ВАСУ от 23.11.2010 г. по делу № К-10340/08 ).
Обязанность ежедневно печатать на регистраторах расчетных операций (за исключением автоматов по продаже товаров (услуг) фискальные отчетные чеки (Z-отчеты) и обеспечивать их хранение в КУРО возложена на субъектов предпринимательской деятельности, которые осуществляют расчетные операции в наличной и/или безналичной форме при продаже товаров (предоставлении услуг) в сфере торговли, общественного питания и услуг, в соответствии с п. 9 ст. 3 Закона об РРО . Данная обязанность будет считаться выполненной при условии, что фискальные отчетные чеки печатаются ежедневно и хранятся в КУРО .
Z-отчет не распечатан: сколько штрафов?
Согласно
п. 4 ст. 17 Закона об РРО
в случае
невыполнения ежедневной печати
фискального отчетного чека
либо
его
несохранения
в КУРО применяются финансовые
санкции
в размере
20 ннмдг (340 грн.
).
Если Z-отчет не распечатан и не сохранен, к субъекту хозяйствования применяется один штраф , а не два - отдельно за нераспечатку и отдельно за несохранение. А потому в случае если налоговики будут настаивать на иной трактовке и обосновывать факт совершения в этом случае двух отдельных нарушений, за каждое из которых должен быть применен штраф в размере 340 грн., поспорить с ними можно, используя такие аргументы:
1. Как нераспечатка Z-отчета, так и его несохранение в КУРО приводят к нарушению одной и той же единой обязанности, закрепленной в п. 9 ст. 3 Закона об РРО , - отчет должен печататься ежедневно и храниться в КУРО.
2. Невыполнение ежедневной печати Z-отчета автоматически означает, что он не сохранен в КУРО. Формулировка п. 4 ст. 17 Закона об РРО подчеркивает лишь то, что только ежедневной печати Z-отчета недостаточно для выполнения обязанности, предусмотренной п. 9 ст. 3 Закона об РРО . В то же время установления факта такого невыполнения уже достаточно, чтобы применить санкцию в размере 20 ннмдг, так как в установлении факта несохранения Z-отчета в КУРО в этом случае нет никакой необходимости.
В споре можно сослаться и на позицию специалистов ГНАУ, высказанную на страницах журнала «Вестник налоговой службы Украины», 2005, № 23, с. 44. Так, в ней указано, что если фискальный чек распечатан, но не сохранен в КУРО, то к субъекту предпринимательской деятельности применяется только финансовая санкция за несохранение его в КУРО .
Если налоговики не согласятся с приведенными аргументами, повторно их изложить можно уже в суде. Суды в таких спорах признают обоснованным применение штрафа в размере 20 ннмдг (см., например, постановление ВХСУ от 03.08.2005 г. в деле № 11/210 ).
Если Z-отчет был распечатан, но в КУРО не подклеен - это также основание для штрафа.
Если факт нераспечатки или несохранения Z-отчета в КУРО установлен, то избежать необходимости уплаты штрафа с помощью составления объяснительной записки кассира (продавца), привлечения его к дисциплинарной ответственности уже не удастся.
Не распечатаны Z-отчеты за несколько дней: сколько штрафов?
По сути, вопрос заключается в том, можно ли считать нераспечатку Zотчетов за несколько дней подряд не самостоятельными нарушениями, каждое из которых влечет за собой отдельный штраф в 340 грн., а одним длящимся нарушением, за которое, соответственно, применяется только один штраф.
Строго говоря, оснований для такой трактовки законодательных предписаний нет: к субъекту хозяйствования должен быть применен штраф в размере 340 грн. за каждый нераспечатанный и несохраненный Z-отчет (см. также письмо ГНАУ от 24.12.2009 г. № 13432/6/23-7015/1445 // «Налоги и бухгалтерский учет», 2010, № 15, с. 5).
Но для самых решительных приведем позицию Киевского апелляционного админсуда, по мнению которого субъект хозяйствования несет ответственность за невыполнение обязанности по ежедневной печати Z-отчетов в целом. Поэтому независимо от того, сколько фактов нераспечатки (либо несохранения Z-отчетов) установлено , - это свидетельствует о том, что допущено нарушение одной и той же единой обязанности, а значит, и штраф должен быть применен один (постановление от 15.06.2010 г. по делу № 2-а-2413/09/0270 ).
Предусмотрен ли штраф для должностных лиц предприятия за отсутствие Z-отчета?
Ответственность за невыполнение обязанности ежедневно печатать на РРО Z-отчеты и обеспечивать их хранение в книгах учета расчетных операций предусмотрена не только для субъектов хозяйствования, но и для его работников и должностных лиц (ст. 26 Закона об РРО ). Так, ст. 155 1 КоАП предусматривает, что за нарушение порядка проведения расчетов в сфере торговли, общественного питания и услуг на лицо, осуществляющее расчетные операции, налагается штраф в размере от 2 до 5 ннмдг (от 34 до 85 грн. ), а на должностных лиц субъектов предпринимательской деятельности - от 5 до 10 ннмдг (от 85 до 170 грн. ). При повторном нарушении порядка проведения расчетов в сфере торговли лицом, которое в течение года привлекалось к административной ответственности за то же нарушение, размер штрафа для лиц, осуществляющих расчетные операции, составит от 5 до 10 ннмдг (от 85 до 170 грн. ), а для должностных лиц - от 10 до 20 ннмдг (от 170 до 340 грн. ). Такие дела рассматриваются районными, районными в городе, городскими судами на основании административных протоколов, составленных налоговыми органами. При этом административный протокол составляется при выявлении любого из таких фактов - нераспечатывание Z-отчетов, неежедневное их распечатывание, несохранение Z-отчетов в КУРО (см. письмо ГНАУ от 17.07.2003 г. № 11190/7/23-2117 ). В соответствии со ст. 38 КоАП штраф к должностным лицам или другим работникам субъекта хозяйствования может быть применен только в течение трех месяцев со дня совершения правонарушения.
Может ли Z-отчет распечатываться чаще одного раза за смену?
Формулировка п. 9 ст. 3 Закона об РРО о необходимости ежедневной печати фискальных отчетных чеков у субъектов хозяйствования иногда вызывает сомнения по поводу того, не будет ли нарушением данной обязанности печатать Z-отчеты чаще одного раза в день.
Такие сомнения не имеют под собой оснований. Кроме того, в п.п. 7.7 Порядка № 614 специально оговорена ситуация, когда в течение рабочего дня на РРО было распечатано несколько фискальных отчетных чеков. В этом случае все они подклеиваются в соответствующей книге УРО, записи в разделе 2 книги УРО делаются по каждому фискальному отчетному чеку отдельно. Признают возможность печати нескольких Z-отчетов, ссылаясь на отсутствие в законодательстве соответствующих ограничений, и налоговики (п.п. 2.2.99 Обзорного письма ГНАУ от 06.07.2009 г. № 14083/7/23-7017/572 , соответствующая консультация размещена также в Единой базе налоговых знаний).
В отдельных случаях распечатка нескольких Z-отчетов за день может быть обусловлена необходимостью выполнения законодательных требований. Так, согласно п. 4.9 Порядка использования РРО, если на период выхода из строя РРО либо в случае отключения электроэнергии расчетные операции проводятся с использованием КУРО и расчетной книжки, то после установления отремонтированного (либо резервного) РРО или возобновления энергоснабжения необходимо провести через РРО суммы расчетов за время работы с использованием расчетной книжки, а также в соответствии с контрольной лентой (в случае обнуления оперативной памяти) - за время работы, предшествовавшее выходу РРО из строя либо отключению электроэнергии, отдельно по каждой ставке НДС, после чего следует сделать Z-отчет.
Кроме того, может случиться так, что уже после печати Z-отчета за день возникла необходимость провести еще одну расчетную операцию либо несколько операций. В этом случае также следует распечатать еще один Z-отчет и подклеить его в КУРО.
Как часто должен распечатываться Z-отчет?
В соответствии с п. 1 примечаний к Требованиям № 199 итог расчетов исчисляется за смену, максимальная продолжительность которой не должна превышать 24 часа . Поскольку итог расчетов вносится в фискальную память именно при формировании Z-отчета , выполнение требования об исчислении расчетов за смену возможно только при условии своевременной печати Z-отчетов .
При этом сменой считается период работы регистратора от регистрации первой расчетной операции после выполнения Z-отчета до выполнения следующего Z-отчета (п. 2 Требований № 199 ).
Налоговики, как правило, настаивают, чтобы между распечаткой двух Z-отчетов проходило не более 24 часов (см. п.п. 2.2.7 Обзорного письма ГНАУ от 06.07.2009 г. № 14083/7/23-7017/572 ). Более того, на практике субъекты хозяйствования часто сталкиваются с требованиями с их стороны о необходимости распечатки Z-отчетов в пределах календарных суток, т. е. итог расчетов за сутки должен отражаться в Z-отчете, распечатанном до окончания этих календарных суток, т. е. до 24.00, поскольку иначе возможны ситуации, когда в один день будут распечатаны два Z-отчета, а в другой - ни одного, а значит - требование Закона об РРО о ежедневной печати фискальных отчетных чеков не будет выполнено.
Однако суды справедливо исходят из того, что
отсчет продолжительности смены РРО начинается с момента регистрации первой расчетной операции, а не с распечатки предыдущего Z-отчета
, и даже
не с
начала рабочего дня
субъекта хозяйствования (постановление Киевского апелляционного административного суда от 11.02.2009 г. по делу № 22-а-10244/08
). Таким образом, отсчет 24 часов осуществляется от первой расчетной операции, совершенной после распечатки предыдущего Z-отчета, и до выполнения следующего Z-отчета. Выполнения этого условия достаточно, даже если при этом указанные два события имели место
в разных календарных сутках
(см.
постановления Окружного административного суда
г. Киева от 12.03.2008 г. № 2/95, от 22.09.2008 г. № 13/150
,
от 04.03.2009 г. № 13/492
,
определение ВАСУ от 12.07.2007 г.
).
Более того, субъектам хозяйствования иногда удается убедить суды в том, что между двумя распечатками двух Z-отчетов может пройти больше 24 часов и это не должно считаться нарушением. Основной аргумент, который при этом приводится: смена, за которую должен быть распечатан Z-отчет, отсчитывается с момента проведения первой после предыдущего отчета расчетной операции. При этом операции служебного внесения либо служебного изъятия таковыми не считаются, как и пробное перед началом работы РРО пробитие так называемых нулевых чеков с целью проверки четкости и правильности печати реквизитов на чеке. Если в течение суток не было осуществлено ни одной расчетной операции, то, возможно, субъекту хозяйствования удастся убедить суд в том, что Z-отчет можно не печатать (см., например, постановление Окружного административного суда г. Киева от 05.08.2010 г. по делу № 2а-17041/09/2670, определение ВАСУ от 19.08.2010 г. по делу № К-268/09 ).
Впрочем, для тех субъектов хозяйствования, которые предпочитают обезопасить себя и от нарушений, и от претензий со стороны проверяющих, данный вопрос не будет стоять столь остро.
Напоследок напомним, что Z-отчет не нужно печатать в нерабочие для предприятия дни. Налоговики признали это достаточно давно (см., например, «Вестник налоговой службы Украины», 2005, № 17 - 18, с. 104). Этой же позиции придерживаются и суды (см. постановление Окружного административного суда г. Киева от 05.12.2007 г. № 3/66 ).
Как исправить ошибку в Z-отчете?
К сожалению, никак. Вносить исправления в Z-отчет нельзя, подать уточненный отчет по аналогии с налоговой отчетностью тоже нельзя. И даже не потому, что это не предусмотрено действующим законодательством, а в связи с тем, что иначе нивелировалось бы само назначение Z-отчета: подвести итог работы РРО за смену. Z-отчет лишь отражает ошибки, допущенные за смену, а потому исправлять следует их, а не сам Z-отчет.
В связи с этим в случае ошибочного проведения сумм через РРО следует исправить такую ошибку:
Либо путем регистрации отрицательной суммы (если РРО обеспечивает отдельное накопление в фискальной памяти отрицательных сумм расчетов) с распечаткой на ошибочно проведенную сумму фискального чека выдачи средств,
Либо путем регистрации выдачи средств с помощью операции «служебная выдача».
Иначе субъект хозяйствования не сможет обеспечить соответствие сумм наличных средств на месте проведения расчетов сумме средств, указанной в отчете РРО.
Дополнительно необходимо составить акт об отмене ошибочно проведенной через РРО суммы расчетов (п. 4.8 Порядка № 614 ). В акте указывают данные об ошибочно проведенной сумме и реквизиты ошибочно выбитого расчетного документа (чека). Акт об отмене ошибочно проведенной через РРО суммы расчетов передают в бухгалтерию, где он должен храниться в течение 3 лет, либо подклеивают на последней странице КУРО. Ошибочно проведенные суммы расчетов в графах 5 - 8 КУРО не отражаются.
Можно ли заменить Z-отчет Х-отчетом?
Заменить Z-отчет Х-отчетом (документом, содержащим информацию о дневных итогах расчетных операций, проведенных с применением РРО, без обнуления информации в оперативной памяти), как это иногда делают субъекты хозяйствования в случае потери Zотчета, нельзя (см. постановление Окружного административного суда г. Киева от 11.03.2009 г. № 4/36 ). Это объясняется тем, что итог расчетов вносится в фискальную память именно при формировании Z-отчета . Х-отчет такой функции не выполняет.
Обязательно ли делать Z-отчеты
при передаче смены от одного продавца другому?
Понятие смены для целей применения законодательства об РРО и смены при определении режима работы не должны рассматриваться как тождественные.
Напомним: согласно п. 2 Требований № 199 смена при применении РРО - это период работы регистратора от регистрации первой расчетной операции после выполнения Z-отчета до выполнения следующего Z-отчета. Максимальная продолжительность смены не должна превышать 24 часа. Это единственное ограничение, которое установлено законодательством. Какихлибо оговорок, касающихся режима работы продавца, для целей определения смены в отношении РРО нет.
Таким образом, делать Z-отчет при передаче смены от одного продавца другому необязательно. В то же время законодательство не запрещает распечатывать более одного Z-отчета в течение 24 часов. Поэтому, если предприятие посчитает это целесообразным, оно может внутренними документами обязать своих сотрудников распечатывать Z-отчет при передаче смены от одного продавца (либо кассира) другому с обязательным подклеиванием каждого Z-отчета в КУРО.
Распространяется ли обязанность по ежедневной печати Z-отчетов на резервный РРО?
Действующим законодательством предусмотрено использование резервного РРО исключительно в период выхода из строя основного РРО либо в случае исчерпания срока службы такого РРО (ст. 5 Закона об РРО ).
При использовании резервного РРО в предусмотренных случаях на субъекта хозяйствования распространяются все те же требования, как и при использовании основного РРО, в том числе и требование о ежедневной печати Z-отчетов.
Если же резервный РРО в течение рабочего дня не используется, то и обязанности распечатывать на нем Z-отчет, безусловно, нет. К аналогичному выводу приходят и сами налоговые органы в разъяснениях, размещенных в Единой базе налоговых знаний.
Может ли предприятие, которое временно прекращает деятельность, не распечатывать ежедневно Z-отчеты?
Действующим законодательством такой правовой режим, как временное приостановление деятельности, не предусмотрен. Соответственно нет и освобождения от обязанности по ежедневной печати Z-отчетов .
Однако среди оснований, которые должны принимать во внимание налоговые органы и не требовать распечатки Zотчетов за соответствующие дни, следует назвать:
Закрытие торгового объекта для проведения санитарных мероприятий, техничного переоборудования и проведения других работ, о чем субъект хозяйствования должен разместить объявление рядом с информацией о режиме работы с указанием даты и периода закрытия торгового объекта (п. 13 Порядка осуществления торговой деятельности и правил торгового обслуживания населения, утвержденного постановлением Кабмина от 15.06.2006 г. № 833 );
Издание приказа по предприятию об изменении режима работы, в частности установления большего количества выходных дней либо оформление простоя (напомним, что изменение режима работы требует соблюдения требований законодательства о труде). В нерабочие для предприятия дни (выходные и праздничные) РРО не применяется, а значит и обязанности по распечатыванию Z-отчета нет.
В рабочие же для предприятия дни РРО должен быть включен и распечатка Z-отчетов является обязательной.
Само по себе отсутствие расчетных операций в течение дня не является основанием для освобождения субъекта хозяйствования от обязанности ежедневной печати Zотчетов, что подтверждается в том числе судебной практикой (см., например, постановление Киевского апелляционного админсуда от 25.01.2011 г. № 2а-1557/10/2670 ).
При этом, если техническими требованиями РРО не предусмотрена распечатка фискальных отчетных чеков в случае отсутствия расчетных операций, сами налоговые органы рекомендуют субъектам хозяйствования проводить операции «служебное внесение» и «служебная выдача», что позволит распечатать Z-отчет.
В кассовом аппарате закончилась чековая лента, в связи с чем Z-отчет был распечатан неполностью.
Будут ли санкции?
Налоговые органы отвечают на этот вопрос положительно, ссылаясь на то, что Z-отчет должен содержать все предусмотренные законодательством реквизиты. Отсутствие хотя бы одного из них - основание для применения штрафа в размере 340 грн. Поэтому во избежание такого правонарушения субъект хозяйствования должен контролировать наличие достаточного размера ленты в гнезде кассового аппарата для распечатки фискального отчетного чека и своевременно ее менять на новую ленту в случае недостаточного размера.
Суды, рассматривая подобные споры, менее категоричны. Они указывают на то, что неполная распечатка Z-отчета в связи с окончанием чековой ленты в кассовом аппарате не должна приравниваться к такому нарушению, как отсутствие ежедневной печати фискального отчетного чека и влечь за собой применение 340-гривневого штрафа (см., например, постановление Харьковского окружного административного суда от 12.03.2008 г. № 2-а-679/08 ).
(текущий отчет – без гашения – без закрытия) можно получить, нажав на кнопку на верхней панели "X-отчет" или «F1», далее стрелкой на клавиатуре «вверх», «вниз» выбрать поле «Снять X- отчет» и нажать клавишу «Enter». Предварительно в текущем окне откроется X-отчет (Рис. X-отчет), если его необходимо распечатать (если подключена ККМ) – нажмите клавишу «Enter». Отчет будет выведен на бумаге.
"Z-отчет" или «F1», далее стрелкой на клавиатуре «вниз» выбрать поле «Снять Z-отчет» и нажать клавишу «Enter». Предварительно в текущем окне откроется Z-отчет (Рис.Z-отчет). После нажатия клавиши «Enter» отчёт будет выведен на бумаге (подключена ККМ), смена закроется, сумма д/я обнулится. Программа выдаст сообщение: «Смена закрыта» (Рис. Смена закрыта). В случае если текущая смена еще не открыта, АРМ Кассир выведет окно предупреждения «Смена закрыта, операция невозможна».
Cмена закрыта
Снятие отчета секций можно получить, нажав «F1» и перейти стрелкой на клавиатуре «вверх», «вниз» выбрать поле «Снять отчет секций», нажать клавишу «Enter».
Для закрытия программы нажмите «Ctrl»^«Q» – в данном случае уведомление (запрос на подтверждение действия) не высвечивается. Обратим внимание: если в настройках АРМ Кассир в разделе «Общие», установлен параметр «Выключать компьютер при выходе из программы», то данное действие не приведет к выключению компьютера. При нажатии клавиш «Alt»^F4 или кнопку с крестиком на верхней панели справа, Вам АРМ предложит подтвердить операцию выхода (Рис. 41). Для подтверждения завершения работы нажмите клавишу «Enter», для отмены действия – «стрелка вправо» на «Отмена», затем «Enter».
Выход из программы
X, Z – отчет по банку и печать последнего чека, пробитого по банку.
Снятие (получение) X – отчета (текущий отчет) – без гашения – без закрытия) можно получить, нажав на кнопку на верхней панели "Терминл X-отчет" или «F1», далее стрелкой на клавиатуре «вверх», «вниз» выбрать «банковские отчеты», нажать клавишу «Enter» и выбрать поле «Запросить X-отчет», нажать клавишу «Enter». Отчет будет выведен на банковском терминале.
Снятие (получение) Z – отчета (закрытие, гашение) можно получить, нажав на кнопку на верхней панели "Терминл Z-отчет" или «F1», далее стрелкой на клавиатуре «вверх», «вниз» выбрать «банковские отчеты», нажать клавишу «Enter» и выбрать поле «Запросить Z-отчет (сверка итогов)», нажать клавишу «Enter». Распечатается Z-отчет по терминалу (сверка итогов), смена по банку закроется. Чтобы распечатать последний пробитый чек по банку, необходимо нажать кнопку «F1» с помощью стрелки спустится вниз, выбрать «Банковские отчеты», нажать клавишу «Enter» и выбрать поле «Распечатать последний проведенный чек». Появится окошко, в котором необходимо выбрать, какой именно чек вы хотите распечатать.
Кассир пробивает товар на кассе и принимает оплату. В конце смены он должен сдать деньги в сейф. Но сколько?
Для правильности ведения учета денежных средств существует понятие – кассовая дисциплина.
Существует два способа контролировать кассира:
Первый способ очень прост, но есть серьёзное ограничение - магазин не работает ночью. Т.е. открытие и закрытие магазина, а так же рабочий день кассира приходятся на одни сутки. При этом в магазине не обязательно использование кассового аппарата.
В этом случае мы скачиваем чеки с касс и сравниваем сумму чеков за день и сверяем её с выручкой. Для этого выделяем в журнале расходов накладные за соответствующий день, у которых получатель «Частное лицо», и с помощью комбинации клавиш Alt+F6 смотрим сумму проданного через кассу товара.
Этот способ не будет работать, если магазин круглосуточный, а кассиры сменяют друг друга, скажем, в 8 утра. К счастью, бухгалтеры придумали много лет назад второй способ. В двух словах его можно описать как «метод кассовых смен». Если у вас в магазине установлен фискальный регистратор или кассовый аппарат – то этот метод вы должны использовать по закону. К счастью, он достаточно прост, хорошо продуман, и не вызовет у вас затруднений. Меркурий-POS позволяет использовать этот метод, даже если у вас нет не только фискального регистратора, но и принтера чеков. В этом случае необходимые отчеты не печатаются, а выводятся на экран. Ниже представлен алгоритм работы этого метода.
- Открытие смены.
- Работа на кассе.
- Снятие промежуточного X-отчета.
Закрытие смены.
- Снятие X-отчета.
- Выплата из кассы.
- Снятие Z-отчета (суточный отчет с гашением).
Рассмотрим, как реализованы эти пункты в кассовой программе Меркурий-POS. Все описанные функции доступны Заведующему магазином в меню «Отчеты». При наличии фискального регистратора или принтера чеков, отчеты будут напечатаны (отчеты, снятые с фискального регистратора необходимо хранить, и на их основе заполнять журнал Кассира-операциониста). В случае отсутствия чековых принтеров на кассе, отчеты будут просто выводиться на экран.
Так же, Меркурий-POS запоминает все снятые Z- отчеты и передает данные в Меркурий-ERP.
Открытие смены на кассе. В Меркурии происходит автоматически, при пробитии первого чека в смене. Перед тем, как новому кассиру начать работу и сделать свою первую продажу, стоит убедиться, что наличные деньги в кассе совпадают с показаниями Меркурия. Для этого стоит снять X-отчет и пересчитать деньги в кассе.
Внесение в кассу первоначального остатка денег (размена). Эту операцию стоит проводить, если предыдущая смена не оставила кассиру размена, или в паре с операцией Выплата из кассы, если после снятия X-отчетасуммы по каким то причинам не совпадают.
Снятие промежуточного X-отчета (Отчет без гашения). Обычно эту операцию проводят, когда хотят проверить кассу. Например, в случае возникновения конфликта с покупателем по поводу номинала купюры.
Закрытие смены состоит из трех этапов. Для начала кассир снимает X-отчет и пересчитывает кассу. После этого, при необходимости, оставляют в кассе небольшую сумму, а остальную вынимают, проводя операцию «Выплата из кассы». И последним пунктом снимается Z-отчет (Отчет с гашением ). Снятие этого отчета обнуляет регистры продаж и возвратов за смену, а так же увеличивает на единицу счетчик смен (Номер текущей смены отображается в правом верхнем углу экрана). После этого касса закрыта и готова принимать следующего кассира.
После скачки чеков, Меркурий-ERP создаёт столько расходных накладных, сколько было снято Z-отчетов. А при скачивании Z-отчетов с касс, автоматически создается документ поступления денег на казначейский счет магазина. Так что всегда будет легко сопоставить сданные кассиром деньги и сумму списанного с остатков товара.