Личная карточка-документ, обобщающий всю информацию о человеке, включая в себя биографию сотрудника, предыдущие места работы, воинскую обязанность и прочую информацию.
Этот документ является первичным документом кадрового учета и обязателен к заполнению, имеет свою унифицированную форму Т-2, которая утверждена постановлением Госкомитета Российской Федерации по статистике от 05.01.2004 №1.
Документы, необходимые для заполнения.
Обязанности заполнения данного документа, как правило, возлагаются на кадровый отдел организации, в малых предприятиях ее могут заполнять сотрудники бухгалтерии или руководитель лично. Личная карточка работника может служить подтверждением трудового стажа, так как в нее переносятся все данные из .
После увольнения сотрудника карточка храниться на предприятии 75 лет, в случае ликвидации организации данные сведения передаются в архив и продолжают свой срок хранения. Форма Т-2 включает в себя 11 разделов, которые могут заполняться независимо друг от друга.
На основании каких документов заполнить личную карту сотрудника?
Личную карту работника следует завести после издания приказа о , точных сроков ее открытия в законодательстве не предусмотрено. Для заполнения данного документа понадобится не так много документов, как может показаться на первый взгляд.
От сотрудника вам понадобиться документ удостоверяющий личность, страховое свидетельство государственного пенсионного страхования, трудовая книжка и бумаги подтверждающие его образование.
В случае, когда соискатель подходит под список категорий социальных льгот, представляются документы подтверждающие право на льготу, а также медицинские справки в случае необходимости.
С чего начать заполнение?
Важно не допускать ошибок при заполнении.
Данная форма документа состоит из 11 разделов, однако немаловажным является заполнение верхней части документа. Ответственный за ведение кадровой документации должен правильно заполнить реквизиты организации и верхнюю часть личной карты, в противном случае при возникновении спорного или судебного прецедента карта будет недействительной:
- в данной части нужно указать табельный номер сотрудника, важно знать, что он состоит не более чем из 6 цифр и не меняется, независимо от движения работника по карьерной лестнице;
- далее указать идентификационный номер налогоплательщика, в случае отсутствия свидетельства о постановке в налоговую инспекцию данный код можно узнать на сайте ИФНС с помощью паспортных данных сотрудника;
- в столбике «Алфавит» принято записывать первую букву фамилии, при смене фамилии буква меняется, так же как и остальные данные. В столбце «Характер работы» указывают на основании заключенного «постоянно» или «временно»;
- вид работы указывается на том же основании что и характер, можно указать «основная» или «по совместительству». Кроме реквизитов организации и верхней части документа нужно указать коды общероссийского классификатора информации (ОКИН).
Как правильно заполнить форму Т-2?
Нужно указывать только правдивую информацию.
Во избежание ошибок рассмотрим заполнение личной карточки сотрудника по разделам.
Основная информация в первом разделе заполняется с документа удостоверяющего личность, далее с пункта 5 со слов сотрудника. В случаях, когда человек владеет тремя и более иностранными языками компания вправе дополнить строки в электронной версии формы документа.
Пункт 6 заполняется с предоставленных документов об образовании, не зависимо от количества оконченных и неоконченных образовательных учреждений сотрудник кадровой службы должен перечислить все заведения.
Сведения о профессии и трудовом стаже вносят в пункт 7 и 8 соответственно, на основании предыдущих записей в . Профессия вносится в соответствии штатного расписания и приказа о приеме на работу.
Так же в карту сотрудника вносят данные о его семейном положении и составе семьи в пункты 9, 10. В состав семьи, согласно трудового законодательства РФ, входят родители, муж/жена, родные братья и сестры, а также круг лиц проживающих с сотрудником, запись ведется в порядке родства.
Паспортные данные полностью записывают в пункт 11, адрес прописки и фактического проживания в пункт 12. На этом первый раздел заканчивается, важно помнить, что в любых внесенных данных могут произойти изменения.
Чаще всего изменения происходят в паспортных данных, например, когда сотрудница выходит замуж или разводиться.
В таком случае необходимо аккуратно зачеркнуть старую фамилию и рядом вписать новую, далее вписать документ основание и завизировать подписью работника ответственного за ведение личных карточек.
Те же действия повторить с паспортными данными и местом регистрации.
Раздел два содержит сведения о воинском учете, которые переносятся из военного билета работника. При отсутствии военного билета данный раздел пропускается. Если мужчина не проходил срочную службу и не списан по определенным показателям в пункте 2 раздела 2 нужно указать «подлежит призыву».
В третьем разделе формы Т-2 указывают сведения о рабочем месте сотрудника, а именно: на работу, структурное подразделение (при наличии), должность, сумма , основание приема на работу (приказ руководителя предприятия).
После внесения данных работник проверяет правильность указанных данных и ставит свою подпись. При переводе сотрудника на другую должность или повышение оклада по той или иной причине также отражается в этом разделе.
Можно внести сведения о дополнительных курсах.
Раздел 4 заполняют при проведении аттестации работников для изменения в должности или перевода в другое структурное подразделение. В данном разделе работник кадровой службы обязан указать период аттестации, ее результат и ссылку на документ прохождения аттестации.
В разделе 5 «Повышение квалификации» заносят данные о дополнительном повышении квалификации работника, например, сотрудник имел среднее-специальное образование и в течение закончил высшее учебное заведение, что способствовало изменению его разряда или квалификации. Так же заполняется период обучения и его результат. При этом нужно внести изменения в первый раздел, пункт 6.
Седьмой раздел, так же как четвертый, пятый и шестой, заполняются по мере необходимости и полученных достижений работника, как правило, эти разделы используют крупные организации отправляющие персонал на курсы подготовки, переаттестации или аттестации при переводе на другую должность.
В раздел 7 «Награды (поощрения), почетные звания» заполняется информация о получении таких наград как: за достижение высоких продаж, за выслугу лет и пр.
Согласно ТК РФ гл.19 ст. 114, каждый человек, проработавший в организации более 6 месяцев подряд, имеет право взять ежегодный оплачиваемый отпуск, отпуск за свой счет и прочее. Данные об отпусках вносятся в раздел 8 личной карты работника, независимо от вида отпуска.
В данном разделе ответственный за заполнение данного документа должен внести вид отпуска, документ-основание позволяющий выйти в отпуск, количество дней, а также дату начала и конца отдыха работника. Когда строки в данном разделе заканчиваются нужно доложить дополнительный лист-вкладыш с продолжением раздела восемь. Новую карточку заводить не требуется.
В Российской Федерации есть достаточно длинный перечень категорий предоставления социальных . Например, налоговый вычет с налога на доходы физических лиц в размере 1400 рублей на двоих детей и 3000 рублей свыше третьего ребенка включительно. Подобные сведения вносятся в раздел 9 формы Т-2. В этом разделе нужно также указать вид предоставляемой льготы, номер и дату выдачи документа подтверждающего право на льготу.
Раздел 10 заполняется по усмотрению работодателя и наличия определенных навыков или медицинских отклонений работника. Сюда можно вписать наличие водительского стажа у сотрудника той или иной категории или сведения о дополнительном образовании не входящие в раздел 2, например, курсы кройки и шитья или получение дополнительного образования на заочной форме обучения.
При расторжении трудового договора работодатель обязан указать статью Трудового Кодекса, на основании которой трудовые отношения прекращены в разделе 11 данной формы личной карты сотрудника.
Вместе с этим надо указать номер и дату приказа на увольнение и непосредственно дату увольнения.
Общераспространенные ошибки, допускаемые при заполнении документа
Небольшие ошибки можно исправить.
Бывает так, что штатом отдела кадров допускаются ошибки при заполнении личной карты работника. Особенных последствий это за собой не повлечет, на самого же работника и вовсе никак не повлияет. Однако в случае, если ошибок изрядное количество, то при внешней проверке на отдел кадров возможно будет наложен штраф за плохую работу.
Основные погрешности, встречающиеся чаще всего:
- Применение специальных символов. [/], [:], [=] и прочие специальные символы не следует применять при оформлении данного документа. Особенно строго они воспрещены в зоне кодирования;
- Небрежное заполнение документа. Текст может выйти за границы специализированных полей, если это нужно. Однако в области кодирования он оказываться не должен. В случае если в данной области будет хотя б 1 буква, карта тогда рассматривается как испорченная, и ее понадобится перепечатать вновь;
- Прочерки. Эта известная оплошность обусловлена тем, что во многих иных бумагах прочерки возможны либо даже нужны. В форме Т-2 их находиться не должно. В случае, если в графе нечего писать, то ее требуется оставить совершенно пустой.
Ответственный за ведение кадровой документации визирует документ и передает для ознакомления уволенному. Работник обязан подписать личную карту. Подпись работника говорит о полном соглашении в вышеизложенной информации.
В этом видео вы найдете пример заполнения личной карточки Т-2.
Форма для приема вопроса, напишите свой
На каждом предприятии должна быть картотека, в которой хранятся личные карточки сотрудников-военнобязанных. Единой формы ее создания нет. Существуют только определенные рекомендации по созданию такой картотеки. В ней должно быть все расположено в алфавитном порядке или по структурным подразделениям.
Важно! Личные карточки формы Т-2 являются неотъемлемой частью ведения воинского учета на предприятии.
И это не зависит от его формы собственности и размеров.
Документы для заполнения карточки Т-2 воинского учета
При приеме на работу нового сотрудника, кадровик должен попросить его предоставить документы, подтверждающие или отрицающие его принадлежность к воинским обязанностям. Это могут быть военные билеты, удостоверения и прочее. Они потребуются для заполнения личной карточки сотрудника.
Также кадровик для внесения данных в форму Т-2 использует такие документы:
- паспорт гражданина РФ;
- свидетельство о пенсионном страховании;
- трудовую книжку;
- свидетельство об окончании обучения в учебном заведении (для студентов потребуется справка с места учебы);
- свидетельство о постановке гражданина на учет в Налоговой службе;
- приказ о приеме на работу нового сотрудника.
Другая информация указывается на основании предоставленных данных самим сотрудником. Например, знание иностранных языков, дополнительное обучение и прочее.
Правила заполнения личной карточки воинского учета
Кадровый сотрудник при внесении данных в форму Т-2 должен руководствоваться установленными стандартами. Если в карточке внесены неправильные кодировки, она считается испорченной. Вносить нужно только определенные коды. Их расшифровки можно найти в Методических рекомендациях или непосредственно в форме Т-2.
При отрицательных ответах на определенные пункты карточки кодируемая часть остается пустой. Название месяца пишут полностью, а год обозначают 4 цифрами. Например, 15 августа 2017 г.
Даты кодируют арабскими цифрами. Изначально проставляют число, затем – месяц, а после него – год. Например, 24.06.2018.
Важно! При заполнении данных необходимо руководствоваться Постановлением Правительства №26 от 06.04.01 года.
Заполнение Т-2 воинского учета
Личная карточка состоит из четырех страниц. Вся информация в ней разделена на 11 тематических блоков. Первые две страницы заполняют при принятии сотрудника на работу, 3-4 страницы – в процессе его работы. Законодательство не запрещает вести Т-2 в электронном виде. При проверке формы придется распечатать.
Примечание. Стоит учесть, что от заполнения карточек по форме Т-2 освобождены индивидуальные предприниматели.
В шапке документа вносят следующие данные:
- название организации (сокращения недопустимы);
- ее код ОКПО;
- код ОКУД (код самой личной карточки)
- адрес организации.
После этого раздела идет таблица. В ней заполняют дату и табельный номер сотрудника, который присвоен ему при приеме на работу. Стоит отметить, что при трудоустройстве работник не обязан предоставлять ИНН. Поэтому это поле можно оставить пустым.
После этого указывают такие данные:
- СНИЛС. Это номер страховки. Его заполнение является обязательным. Если сотрудник устраивается на работу впервые, СНИЛС выдает ему работодатель.
- «Алфавит». Это поле предназначено для указания первой буквы фамилии работника.
- Характер работы. Здесь нужно указать, как оформлен сотрудник: временно или постоянно.
- Пол. Его указывают буквами «М» и «Ж».
Форму Т-2 заполняют для сотрудников, которые будут трудиться на основном месте работы. Для совместителей не нужно заводить карточки.
Затем вносят данные о рождении сотрудника: дату (необходимо учитывать рекомендации по кодировкам), место рождения (не более 100 символов). В последнем поле не запрещено использовать сокращения. Например, область – обл. А слова «город», «станица» и прочее нужно писать полностью.
Если сотрудник имеет двойное гражданство, этот факт нужно отобразить в документе. Необходимо указать название государств, гражданином которых является работник. Также нужно внести информацию об учебном учреждении. Эту информацию указывают на основании предоставленных дипломов учебных заведений.
Кроме этого, в карточку вносят информацию о стаже работы, ФИО членов семьи. Если сотрудник зарегистрирован и проживает по одному и тому же адресу, дублировать его не нужно. Вторую графу оставляют пустой.
Раздел 1 – кодировки. Его заполнение считается самым сложным. Ошибки в нем недопустимы.
Обозначения:
- ОКИН – код гражданства сотрудника (1 – гражданин, 2 – двойное гражданство, 3 – иностранный гражданин, 4 – личности без гражданства).
- ОКАТО – код населенного пункта. Он утвержден Постановлением №413 Госстандарта Российской Федерации.
- ОКСО – код специальности или профессии. Его проставляют на основании информации в дипломе учебного заведения.
- ОКПДТР – также является обозначением специальности. В это поле нужно внести код.
После заполнения этот раздел должен подписать сотрудник.
Сведения о знании иностранных языков также требуется закодировать. Для этого существуют специальные обозначения: 3 – владею свободно, 2 – читаю и могу объясняться, 1 – читаю и перевожу со словарем. Обязательно нужно указать код языка, которым владеет сотрудник. Например, знание английского обозначается кодом 014.
Образование также подлежит кодировке:
- общее (начальное) – 02;
- основное общее – 03;
- среднее общее – 07;
- начальное профессиональное – 10;
- среднее профессиональное – 11;
- неполное высшее – 15;
- высшее – 18;
- послевузовское – 19.
Кодировка сведений о состоянии в браке:
1 – не состоял;
2 – состоит в зарегистрированном браке;
3 – гражданский брак;
4 – вдовец (вдова);
5 – разведен (разведена);
6 – разошелся (разошлась).
Все кодировки должны быть у кадрового работника. Принимающийся на работу человек их знать не обязан.
Как заполнить в Т-2 «воинский учет»
Этот пункт нужно заполнять на основании военного билета или удостоверения. Эти документы сотрудник предоставляет при приеме на работу.
Итак, в первом пункте вносят данные о работнике, который является офицером запаса. Графа «Граждане, подлежащие призыву» не заполняется. Во втором пункте «Воинское звание» указывают должность военнообязанного согласно записи в военном билете. В графе «Граждане, подлежащие призыву» указывают «Подлежит призыву».
4 пункт – «Полное кодовое обозначение ВУС». Его заполняют в соответствии с информацией в военном билете. Необходимо указать полное обозначение отделения. Например, «113194А».
Кодировки:
- А – годные;
- Б – годные с незначительными ограничениями;
- В – ограниченно годные;
- Г – временного не годные.
Если в военном билете не удалось найти такую информацию, в пункте проставляется код «А». В графе «Граждане, подлежащие призыву» также указывается аналогичная кодировка.
6 пункт – «Наименование военного комиссариата по месту жительства». Информация о нем проставляется в соответствии с последней записью или печатью в военном билете. Графа «Граждане, подлежащие призыву» заполняется аналогичным образом.
7 пункт – «Состоит на воинском учета». Этот раздел заполняют простым карандашом. Строка «а» предназначена для занесения информации в случаях наличия мобилизационного предписания или (и) печати о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний. Строка «б» предназначена для внесения информации о гражданах, которые забронированы за организацией на период военных действий или на время мобилизации. Графа «Граждане, подлежащие призыву» не заполняется.
8 пункт – «Отметка о снятии с воинского учета». Это возможно, если сотрудник достиг определенного возраста или он снят с воинского учета ввиду негодности к военной службе. Делается отметка «Снят с воинского учет по возрасту» или «Снят с воинского учета по состоянию здоровья». В графе «Граждане, подлежащие призыву» делаются аналогичные отметки.
Этот раздел после заполнения должен подписать сотрудник. Также он должен поставить дату подтверждения внесенных данных.
Заполнение последующих разделов в карточке Т-2
3 блок «Прием на работу. Переводы». Ошибки в заполнении этого раздела недопустимы. Все данные вносят на основании приказа руководителя о приеме на работу нового сотрудника. Информация в этом блоке и в трудовой книжке должна быть аналогичной.
4 раздел – «Аттестация». В нем указывают такие данные:
- дату прохождения аттестации;
- решение аттестационной комиссии;
- ссылки на определенные документы с указанием даты создания и номеров (протоколы и прочее).
Внесение данных квалификационной подготовки или переаттестации:
- даты начала и окончания учебного заведения;
- тип повышения квалификации;
- название учебного заведения, в котором сотрудник учился;
- вид документа (удостоверение или диплом).
В графе «Основание» этого раздела можно ничего не указывать. В некоторых случаях в ней отражают информацию о приказе, в котором сказано о направлении сотрудника на курсы повышения квалификации.
В 7-ом разделе «Поощрения и награды» указывают виды поощрения сотрудника. Они могут применяться на основании его трудовой деятельности. К ним относят материальное поощрение, государственные награды и прочее.
8-ой раздел – «Отпуск». В нем указывают все отпуска, которые были предоставлены сотруднику. Основанием для заполнения этого раздела являются приказы о предоставление отпусков. Необходимо указывать даты начала и окончания отпусков. Кроме этого, в таблице отражают отпуск без сохранения заработной платы.
В 9-ом разделе указывается информация о предоставлении сотруднику льгот.
10 раздел – «Дополнительная информация». В этом блоке нужно указать информацию об обучении сотрудника на дополнительных курсах, заочном отделении ВУЗа и другое. Если сотрудник является инвалидом, это также следует отразить в таблице. Кроме этого, в разделе прописывают заключение МСЭК о характере и условиях труда.
В 11-ом разделе указывают информацию об увольнении работника (о прекращении трудовых отношений). Графу «Основания увольнения» заполняют в соответствии с кодировками, указанными в Трудовом Кодекса РФ.
Кадровый работник после закрытия личной карточки сотрудника (в связи с увольнением) подписывает ее (указывает должность и ФИО). Также карточку подписывает работник. После этого она передается в архив.
Образец заполнения личной карточки «Воинский учет»
Личные карточки работников используются учреждениями с целью полного учета персонала. Закон обязывает руководителей позаботиться о создании такой карты для каждого сотрудника. Бланком для этих документов служит форма Т-2. Она утверждена и унифицирована постановлением №1 Госкомстата РФ и сохраняет изначальную структуру с января 2004 года.
Образец и пустой бланк личной карточки работника
ФАЙЛЫ
Как устроена форма. Основные особенности
Личные карты сотрудников – это необходимая база для создания картотеки всех сотрудников учреждения. Они хранятся в картотеке по алфавиту. Если работников в учреждении много, то документы могут быть структурированы по подразделениям. Четких законных требований к оформлению картотеки нет. Нужно лишь одно – чтобы у каждого работника была личная карточка по форме Т-2.
Форма Т-2 состоит из 4 страниц. Информация в ней разделена на 11 тематических блоков. Заполнять карточку необходимо человеку из кадровой службы, а если это по каким-то причинам невозможно – руководителю учреждения
Форма Т-2 имеет несколько важных особенностей:
- 1 и 2 страницы заполняются в момент взятия человека на должность, а 3 и 4 – в процессе его работы; (изображения ниже и сам образец заточен именно под документ, который вы формируете при поступлении сотрудника к вам на работу;
- карточка создается, исходя из ряда документов, предъявленных самим работником;
- для более простого и удобного заполнения разрешено использование компьютерных программ;
- оформление карты Т-2 самим работником не допускается.
Важно! От обязательств по созданию личных карт освобождены лишь предприниматели. Но даже они зачастую ведут карты собственному желанию, чтобы использовать их в управленческой работе.
Общие сведения о заполнении карточки
Законодательство не устанавливает четких сроков для создания карточки Т-2. Оптимальный вариант – создать ее в момент взятия человека на должность, но можно и повременить. Главное – чтобы отметка в трудкнижке о взятии на должность была продублирована в карточке.
Для успешного создания карточки Т-2 необходим ряд бумаг:
- договор о принятии на работу;
- приказ, выписанный работодателем;
- паспорт;
- трудовая книжка (или другой способ подтверждения стажа работы);
- свидетельство о пенсионной страховке;
- диплом или другие подтверждения образования, квалификации, спецзнаний;
- для лиц, которых могут призвать в армию – документы военного учета;
- автобиография (необязательно – работник может подать сведения и устно).
Важно! Специфика работы, на которую принимается человек, иногда вызывает необходимость предоставления дополнительных бумаг. Работодатель обязан запросить их, чтобы информация в карточке Т-2 была полной.
Чтобы заполнить раздел 2, который содержит информацию о военном учете, понадобятся такие документы:
- для людей, находящихся в запасе – временное удостоверение или полноценный военный билет;
- для людей, которые могут быть призваны – подтверждение того, что человек подлежит призыву.
Заполнение. Подробный пример
Форма Т-2 – это довольно крупный документ, поэтому мы рассмотрим ее заполнение отдельно для каждого из 11 подразделов. Чтобы лучше понять структуру карты и узнать, какие существуют подразделы, . Этот документ в формате *.xls не содержит ошибок и может смело быть использован как в ознакомительных целях, так и в непосредственной работе службы кадров.
Как заполнить шапку личной карты работника
Шапка содержит коды ОКУД и . При этом ОКУД – код самой карточки, а ОКПО – код учреждения, основанный на статистических данных. Помимо этого, нужно вписать полное название учреждения (сокращения недопустимы). После названия нужно поставить запятую и написать адрес (лучше фактический, а не юридический). Это на ваше усмотрение, в примере мы указывать не стали.
Дата ставится в формате ДД.ММ.ГГГГ (к примеру, 01.08.2016).
Табельный номер
– это порядковый номер присвоенный работнику в учреждении.
ИНН
вписывать не обязательно. Человек не обязан его предоставлять при трудоустройстве, поэтому поле можно оставить пустым.
(номер страховки) является необходимым. Человек должен предоставить его в связи с ч. 1 статьи 65 ТК РФ. Если это его дебютное трудоустройство, то в связи с ч. 4 той же статьи СНИЛС должен быть выдан работодателем.
«Алфавит»
– это поле для ввода начальной буквы из фамилии работника.
Характер работы вписывают, основываясь на приказе работодателя. Он бывает постоянным или временным.
Пол
можно указать буквой М/Ж, а можно написать слово целиком.
Важно! Вид работы, который указывается в Т-2, может быть только один – основной. Если человек будет трудиться по совместительству, то карту для него не создают, ведь она есть на основной работе.
Заполнение формы Т-2 по разделам
Раздел 1. Общие сведения
Этот раздел должен быть заполнен информацией из паспорта работника. Вписывать информацию нужно разборчиво, ничего не сокращая. Есть особенности, которые обязательно нужно учитывать при заполнении:
Дата рождения вписывается целиком (к примеру, 23 мая 1982 г.), а в поле «Код» – дублируется в формате ДД.ММ.ГГ (23.05.82).
Запись о месте рождения не может быть длиннее 100 символов. Использовать географические сокращения (гор., обл., пос. и т.д.) можно, но такие слова, как село, станица, кишлак, аул нужно писать целиком.
При двойном гражданстве нужно указывать название страны, гражданином которой является работник.
Название образовательного учреждения, которое закончил работник, можно сокращать без ущерба для смысла.
Стаж нужно рассчитывать на основании пункта 61 Инструкции, которая утверждена постановлением №192п Правления ПФР.
ФИО членов семьи вписываются полностью, без сокращений.
Если прописка и место фактического проживания идентичны, то адрес не нужно дублировать. Вторая графа просто не заполняется.
Самый сложный пункт раздела 1 – кодировки. Ошибки в них недопустимы:
ОКАТО
– код населенного пункта, утвержденный постановлением №413 Госстандарта РФ;
ОКИН
– код гражданства работника (гражданство РФ – 1, двойное – 2, иностранец – 3, отсутствие гражданства – 4);
ОКСО
– код профессии или специальности, полученной работником в процессе образования;
– еще одна форма кода специальности.
Важно! У работника службы кадров быть доступ ко всем кодировкам. Он не может требовать эти коды с человека, на которого создается карточка.
Раздел 2. Сведения о военном учете
Для заполнения этого раздела используются документы военного учета. Трудностей при заполнении быть не должно, ведь требования карты Т-2 предельно понятны. Впрочем, есть несколько важных особенностей:
Пункт 1 не нужно заполнять, если человек, устраивающийся на работу – офицер запаса.
Пункт 3 заполняется без каких-либо сокращений.
Пункт 7 может измениться, поэтому его заполняют карандашом.
Раздел 2 должен быть проверен и подписан инспектором по кадрам.
Кроме подписи, должна быть указана ее расшифровка и должность проверяющего.
Подписать этот раздел необходимо и работнику.
Раздел 3. Прием на работу. Переводы
От этого раздела полностью зависит трудовой стаж работника, поэтому ошибки недопустимы. Основной документ для заполнения – приказ руководителя. Вся информация, обозначенная в разделе 3, должна быть продублирована в трудкнижке. Работник должен заверить подписью все записи раздела.
Раздел 4. Аттестация
Главный пункт этого раздела – «Решение комиссии». В этой графе должна стоять официальная формулировка, такая как «соответствует занимаемой должности». В случае несоответствия пишется «не соответствует», а при необходимости переаттестации это указывается в решении специальной комиссии.
Даты проведения аттестации и создания протокола записываются в формате ДД.ММ.ГГГГ. Основанием для заполнения раздела служит документ, выданный человеку в момент аттестации.
Разделы 5-6. Повышение квалификации. Профессиональная переподготовка
Эти разделы заполняются по документам человека, устраивающегося на работу, или по информации отдела подготовки кадров. Особых трудностей в их заполнении нет. Даты нужно указывать в формате ДД.ММ.ГГГГ. Заполнение всех разделов обязательно (кроме случаев, когда написать нечего – например, при отсутствии квалификации или переподготовки).
Раздел 7. Награды
В этот раздел вписываются любые разновидности поощрений, которые сотрудник получил в процессе трудовой деятельности. Основаниями служат статья 191 ТК РФ и локальные акты. Помимо отметок о наградах т почетных званиях, их нужно перечислить. Сокращения допустимы, если они не влекут за собой потерю смысла.
Раздел 8. Отпуск
В этом разделе указываются данные о каждом отпуске, который был получен работником:
- очередной ежегодный отпуск;
- отпуск без содержания;
- отпуск для ухода за ребенком.
Нужно обязательно указывать тип отпуска, его временные рамки, продолжительность и основания для предоставления. Если отпуск был использован по частям, рабочий год всё равно рассчитывают полностью.
Важно! Если работник трудится в учреждении долгое время, то раздел отпусков переполнится. После этого создается «Дополнение к личной карточке работника». Это дополнение должно иметь шапку, аналогичную шапке основного документа, а также табличную часть недостающего раздела.
Раздел 9. Социальные льготы
Этот раздел включает всю информацию о льготах, предоставленных работнику в соответствии с законодательством РФ.
Раздел 10. Дополнительные данные
В этом разделе можно вообще ничего не писать. Единственное основание для его заполнения – желание работодателя. Здесь может содержаться информация об учебе работника, о посещении каких-то курсов, о группе инвалидности и т.п.
Раздел 11. Прекращение трудового договора
Особенности заполнения этого раздела – такие же, как и у раздела 3. Разница лишь одна – подпись должен поставить не только работник, но и инспектор по кадрам. Датой увольнения считается день, когда сотрудник в последний раз фактически выполнял свою работу.
Распространенные ошибки при заполнении формы Т-2
Случается так, что сотрудники кадровой службы допускают ошибки в личной карточке работника. Особых последствий это не имеет, а самому работнику – тем более не вредит. Но если ошибок много, то при внешней проверке кадровая служба может быть оштрафована за некачественную работу.
Основные ошибки, встречающиеся наиболее часто:
Использование спецсимволов
Косая черта (/)
, двоеточие (:)
, знак равенства (=)
и другие спецсимволы нельзя использовать в форме Т-2. Особенно строго они запрещены в зоне кодирования.
Неаккуратное заполнение. Текст может выходить за пределы предназначенных полей, если это необходимо. Но в зону кодирования он выходить не должен. Если в этой зоне окажется хотя бы одна буква, формально карточка будет считаться испорченной, и ее потребуется переписать заново.
Прочерки
Эта распространенная ошибка вызвана тем, что в многих других документах прочерки допустимы или даже необходимы. В форме Т-2 их не должно быть. Если в графе нечего написать, то ее следует оставить полностью пустой.
Заполнение формы на компьютере
Первичное заполнение Т-2 (при приеме на работу) можно проводить на компьютере или вручную. Но записи, сделанные в процессе работы сотрудника, нужно делать строго от руки! С этими записями сотрудника нужно ознакомить под расписку.
Важно! Испорченную карточку (см. ошибку 2) можно переписывать лишь при первичном заполнении. Если документ был испорчен при последующем внесении записей, то переписывать или перепечатывать его нельзя.
Надеемся, данный материал помог вам оформить личную карточку работника. Не забудьте сохранить страницу в социальных сетях — пригодится!
Узнайте, что это за документ и как правильно его оформить. Скачайте самое нужное: форму № Т-2, разные фрагменты личной карточки и дополнение к ней.
В статье
Скачайте документы по теме:
Как работать с личной карточкой
Документ заводят при приеме на работу нового сотрудника. В нем заполняют 11 разделов, отражающих личную информацию и сведения о профессиональной деятельности, дублируют записи, внесенные в трудовую.
Заведите карточку по форме Т-2 в течение недели после приема на работу нового сотрудника. Заполните в документе одиннадцать разделов. В них отразите личную информацию и сведения о трудовой деятельности нового сотрудника. Дублируйте в карточке записи в трудовой.
Личная карточка работника - документ, который нужно вести на протяжении всего периода действия трудовых отношений. При расторжении трудовых отношений закройте карточку, но продолжайте хранить в компании.
У каких организаций должна быть личная карточка
Заполняйте указанный документ независимо от организационно-правовой формы вашей организации. Форма такого документа утверждена постановлением Госкомстата от 05 января 2004 года под № 1 (далее - Постановлением). При заполнении руководствуйтесь краткими комментариями, приведенными в указаниях, утвержденных Постановлением.
Личная карточка работника форма Т-2 применяется в организациях госсектора в обязательном порядке.
Если вы работаете в коммерческой компании, применяйте карточку унифицированного образца или самостоятельно разработанные и утвержденные формы. Унифицированные бланки с 1 января 2013 года можно не применять. При этом учитывайте, что бланки, разработанные в компании, должны содержать целый ряд обязательных реквизитов.
Когда нужно заполнить форму Т-2 личная карточка работника (бланк)
Законом не установлены сроки, в течение которых кадровик должен заполнить личные карточки сотрудников по форме Т-2 или бланки по самостоятельно разработанному образцу.
Оформите документ в течение одной недели с момента приема сотрудника на работу. Основание: пункты 10 и 12 Правил, которые утверждены постановлением Правительства от 16.04.2003 № 225.
С записями ознакомьте сотрудника под подпись.
На основании каких документов нужно вносить записи
- Приказ о приеме на работу.
- Трудовая книжка.
- Паспорт.
- Документ об образовании.
- Военный билет, если сотрудник военнообязанный.
- Свидетельство о постановке на учет в налоговой.
- Свидетельство государственного пенсионного страхования.
- Другие документы. К примеру, водительское удостоверение, медкнижка, удостоверение, подтверждающее повышение квалификации и так далее.
Многие сведения не указаны в представленном перечне документов, но личная карточка сотрудника должна их содержать. Попросите сообщить их лично. Например, к такой информации относится контактный телефон, уровень владения иностранными языками, состав семьи, даты рождения родственников и так далее.
Эксперт «Системы Кадры» расскажет, как
Личная карточка работника форма Т-2 (скачать)
Как заполнить личную карточку сотрудника по форме Т-2
Документ состоит из шапки и одиннадцати разделов:
- Общих сведений.
- Воинском учете.
- Приеме на работу, переводах.
- Аттестации.
- Повышении квалификации.
- Профессиональной переподготовке.
- Наградах или поощрениях, присвоении почетных званий.
- Отпусках.
- Социальных льготах, на которые вправе рассчитывать сотрудник в соответствии с действующим законодательством.
- Дополнительных сведениях.
- Оснований для увольнения, расторжения трудового договора.
В каждом разделе присутствуют графы, вписывайте туда соответствующую информацию.
Личная карточка работника: образец заполнения шапки
Сверху указывайте полное, сокращенное наименование компании в соответствии с учредительными документами. В правом углу проставьте код по ОКПО. В графе «Дата составления» проставьте дату заполнения документа в следующем формате: 30.08.2019. В таблицу включите:
- идентификационный номер налогоплательщика – ИНН;
- номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
- алфавит - внесите первую букву фамилии сотрудника;
- характер работы, укажите - постоянно или временно;
- вид работы: укажите, какая это работа - основная или по совместительству;
- пол – мужской, женский.
Форма Т-2 личная карточка работника (образец заполнения)
В раздел «Общие сведения» включите персданные сотрудника. В правом углу в графу «Трудовой договор» внесите номер, дату трудового договора, который заключен с сотрудником.
Который для вас подготовила редакция «Системы Кадры». Подсказки помогут правильно оформить документ, внести соответствующие сведения в нужном формате.
Какие сведения вносить в специальные разделы личной карточки сотрудника
Раздел «Аттестация»
Заполняйте его, если в организации проводят аттестацию. Укажите дату проведения, внесите информацию о решении аттестационной комиссии, дату, номер протокола. В графу «Основание» впишите дату и номер выпущенного приказа об аттестации. В графе «Решение комиссии» укажите вынесенный вердикт. Например, повысить оклад, перевести на другую должность, направить на курсы повышения квалификации и так далее.
Раздел «Повышение квалификации»
Внесите сведения о повышении квалификации. Укажите, какие курсы прошел сотрудник: краткосрочные, длительные (свыше 100 часов). Внесите информацию о полученном документе.
Раздел «Профессиональная переподготовка»
Личная карточка работника (образец) содержит раздел о профпереподготовке. Сюда внесите информацию о присвоении дополнительной квалификации, о получении диплома.
Раздел «Награды (поощрения), почетные звания»
Укажите информацию о полученных наградах, поощрениях. Внесите номер и дату приказа, наименование наградного документа и дату выдачи. Например, указом Президента о присвоении почетного государственного звания. Все сведения дублируют информацию, внесенную в трудовую книжку.
Раздел «Отпуск»
Укажите все периоды отпусков. Причем вносите сведения не только об основном, но и о дополнительном, учебном, без сохранения заработной платы. Включите период работы, за который отпуск предоставлен, количество дней предоставленного отдыха, дату начала и окончания. В графе «период работы» указывайте рабочий год.
Унифицированная форма Т-2 личная карточка работника: раздел «Отпуск»
«Социальные льготы»
Заполните раздел, если сотрудник предъявил документы, подтверждающие право на получение социальных льгот. Это может быть удостоверение участника боевых действий, справка, подтверждающая инвалидность, рождение ребенка инвалида, документ, подтверждающий донорство и так далее.
«Дополнительные сведения»
Укажите те виды информации, которые не вошли в другие разделы. Например, это могут быть сведения о наличии у сотрудника водительских прав, загранпаспорта, об обучении, которое начато, но еще не окончено, и тому подобное.
«Основание прекращения трудового договора (увольнения)»
Пока сотрудник работает в организации, этот раздел не заполняйте. При увольнении укажите основания с учетом того, какая запись внесена в трудовую. В качестве основания внесите номер приказа, дату его выпуска, дату увольнения, подпись сотрудника и ответственного специалиста, например, кадровика.
Заполнение личной карточки работника Т-2 (образец): основания прекращения трудового договора
В которых разберется не каждый кадровик, поможет разобраться эксперт журнала «Кадровое дело». Из статьи вы узнаете, в какие разделы документа нельзя вносить изменения и что делать, если в графе об отпусках закончилось место.
Пример заполнения личной карточки работника
В июле 2018 года гражданин А.С. Кондратьев был принят на работу в организацию на должность старшего экономиста. Сотрудник являлся почетным донором, на этом основании имел право на получение социальных льгот. За период работы в компании Кондратьев был премирован за успехи в работе.
В ноябре 2018 года в компании провели аттестацию сотрудников. Комиссия пришла к выводу о его профпригодности.
В декабре 2018 года Кондратьев уволился по собственному желанию. Ответственным за ведение кадрового учета в компании назначена Е.Э. Громова. Она заполнила бланк Кондратьева.
Как внести изменения в унифицированную форму Т-2 личной карточки работника
Мы рассмотрели, как заполнить личную карточку работника. Нередко при оформлении документа кадровики допускают ошибки. Если ошибки допущены в самом начале, рационально завести новый бланк и внести в него верные записи. Но в случае, когда ошибка обнаружена спустя какое-то время, допустимо сделать исправления.
Для этого одной чертой зачеркните неверную запись и внесите правильную. Далее напишите «исправлено» и укажите дату исправления. Поставьте свою фамилию, имя, иные реквизиты, которые потребуются для идентификации. Попросите сотрудника поставить подпись об ознакомлении с исправлениями. Такой порядок исправлений приведен в положении пункта седьмого статьи 9 Закона от 06 декабря 2011 года под № 402-ФЗ.
Личная карточка работника: исправление неверной записи
Сколько хранится личная карточка сотрудника
В общем случае храните документы в течение 75 лет, если они были закончены делопроизводством до первого января 2003 года.
Если документы закончены делопроизводством после первого января 2003 года, храните их 50 лет.
Карточки, заведенные на госслужбе, не являющейся государственной гражданской службой, сохраняйте 75 лет независимо от их даты создания.
Такие сроки установлены статьей 22.1 Закона от 22 октября 2004 года под № 125-ФЗ, статьей 658 перечня, утвержденного приказом Минкультуры от 25 августа 2010 года под № 558.
Заведите карточку по форме Т-2 в течение недели после приема на работу нового сотрудника. Заполните в документе одиннадцать разделов. В них отразите личную информацию и сведения о трудовой деятельности нового сотрудника. Дублируйте записи в трудовой. Заполняйте указанный документ независимо от организационно-правовой формы вашей организации.
Личная карточка Т-2 заполняется на работников всех категорий, принятых на работу на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу
Форма личной карточки Т-2 утверждена постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труд и его оплаты (далее - постановление от 06.04.01).
Сотрудник кадровой службы должен иметь в виду, что правил по ведению личных карточек формы Т-2, за исключение Инструкции по применению и заполнению форм первичной учет пои документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 06.04.01 № 26, не существует, поэтому содержание данной статьи можно рассматривать как рекомендации, а не как осязательное требование к точному исполнению.
Документы, необходимые для оформления личной карточки; кодирование сведений
Для заполнения личной карточки Т-2 кадровику необходимы следующие документы работника:
1) паспорт (или иной документ удостоверения личности);
2) трудовая книжка;
3) военный билет;
4) документ об окончании учебного заведения:
5) страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;
6) свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;
7) приказ о приеме на работу.
Вся остальная информация вносится на основании сведений, сообщенных о себе работником.
При кодировании сведений в личной карточке Т-2 необходимо руководствоваться рядом правил по заполнению, определенных Стандартом по автоматизированным системам управления кадрами:
1. Если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения, форма Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки Т-2 в архив.
2. При отсутствии записей или при отрицательных ответах ("не имею", "не состою") кодируемая часть данного реквизита остается пустой. 1 3. При указании дат название месяца пишется полностью, год записывается четырьмя цифрами; например, 14 сентября 2004 г.
4. Кодируются даты арабскими цифрами в следующем порядке: число/месяц/год; например, 23.04.1998.
При заполнении других разделов карточки необходимо руководствоваться Инструкцией, утв. постановлением от 06.04.01 № 26.
Заполнение разделов формы
Наименование организации указывается полностью, например закрытое акционерное общество "Энергострои". Сокращенное наименование указывается в том случае, если оно. закреплено в учредительных документах. Сбоку указывается ОКПО организации.
Табельный номер работника должен включать не более шести цифр. Он присваивается каждому вновь принятому или работающему и не меняется при любых перемещениях работника внутри организации вплоть до его увольнения.
Идентификационный номер налогоплательщика "л номер страхового свидетельства государственного пенсионного страхования указывается в соответствии со свидетельством о присвоении ИНН и страховым свидетельством государственного пенсионного страхования.
В графе "Алфавит" указывается первая буква фамилии работника.
Характер работы указывается: " "постоянно", "временно" и т. л.
Вид работы (основная, по совместительству) записывается полностью.
Пол обозначается буквой "М" или "Ж".
Фамилия, имя, отчество записываются полностью "л разборчиво.
Дата рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью в текстовой зоне, например "9 января 1975 г.". При этом код указывается следующим образом: 09.01.1975.
При указании места рождения нужно учитывать следующее:
- длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;
- районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, со следующими сокращениями: город - гор., деревня - дер., край -кр., округ - окр., область - обл., поселок - пос., район - рн., станция - ст.;
- слова аул, кишлак, село, станица пишутся полностью;
- код места жительства определяется по Общероссийскому классификатору объектов административно-территориального деления. ОК 019-95, утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 413 (ОКАТО); например, при рождении в г. Москве в графе "Код" указывается: 45.
Гражданство записывается без сокращений. Запись гражданства и ее кодирование осуществляется по Общероссийскому классификатору информации о населении. ОК 018-95, утв. постановлением Госстандарта России от 31.07.95 № 412 (ОКИН).
Заполнение графы "Гражданство"
Языки, которыми владеет работник, указываются полностью без сокращений. Степень знания языка в текстовой форме указывается следующим образом.
Сведения о знании языков
При кодировке графы "Знание иностранного языка" указывается два кода, при этом первый обозначает код языка, второй - степень его знания.
Например: "Английский - читаю и перевожу со словарем" записывается в графе "Код" как: 014 1.
Образование записывается и кодируется согласно ОКИН и Общероссийскому классификатору специальностей по образованию. ОК 009-93, утв. постановлением Госстандарта России от 30.12.93 № 296 (ОКСО).
Согласно ОКИН образование кодируется следующим образом.
Иногда на практике возникают проблемы с тем, как сформировать запись об образовании работника, если оно не окончено.
Сведения о неоконченном образовании
| Работник, имеющий неоконченное образование | Вид образования по классификации. |
| Обучающийся в высшем учебном заведении, но не окончивший его | Основное общее или среднее профессиональное образование (в зависимости от того, какое образование имелось на момент поступления в высшее учебное заведение) |
| Окончил несколько курсов высшего учебного заведения, но вынужден был прервать его, или обучается на третьем курсе | Записывается, сколько курсов окончено или на каком курсе обучается |
| Окончивший три курса высшего учебного заведения | Неполное высшее образование |
| Обучающийся в среднем специальном учебном заведении (техникуме, колледже), но не окончивший его | Среднее (полное) общее или неполное среднее профессиональное образование (в зависимости от того, какое имелось образование на момент поступления в среднее специальное учебное заведение) |
| Окончивший среднюю школу, школу с углубленным изучением какого-либо предмета, лицей,гимназию | Среднее (полное) общее образование |
| Окончивший профессионально-техническое училище или приравненное к нему учебное заведение | Начальное профессиональное образование |
Разрешаются сокращения слов при написании наименования учебного заведения, не искажающие смысл наименования. В случае, когда в наименование учебного заведения входит слово "имени", следует писать "им"; если за этим идет слово "профессора", "академика" или другое, то следует писать "им. профессора", "им. академика" и т. д. Ордена в названиях учебных заведений не указываются.
Все сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании диплома об образовании.
Свободные строки в разделе об образовании предназначены для названия и даты окончания второго образовательного учреждения высшего или среднего профессионального образования.
Если работник окончил два средних или два высших учебных заведения по различным специальностям, записываются оба учебных заведения. Квалификация по диплому указывается в следующем порядке:
- для высших учебных заведений - "бакалавр", "магистр", "специалист". Для квалификации "бакалавр" и "магистр" указывается направление, а для квалификации "специалист" - специальность;
- для средних учебных заведений - "техник", "товаровед" и др.
Профессия (основная и дополнительная) указывается полностью на основании штатного расписания и приказа (распоряжения) о приеме на работу. Она кодируется в соответствии с Общероссийским классификатором профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР). Дополнительной профессией считается такая, которая не совпадает с основной профессией, но может представлять интерес для организации.
Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу.лет, а также право на другие льготы, установленные в организации, и пр.) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и (или) в иных подтверждающих соответствующий стаж документах.
Состояние в браке записывается и кодируется согласно ОКИН.
Сведения о состоянии в браке
В составе семьи указываются только члены семьи с указанием степени родства. Ближайшими родственниками считаются отец, мать, сын, дочь, родной брат, родная сестра, лицо, на воспитании которого находился работник, и иные ближайшие родственники, проживающие совместно с работником.
Паспортные данные указываются в строгом соответствии с паспортом. Адрес места жительства записывается по правилам записи места рождения.
В том случае, если работник не получил трудовую книжку в день увольнения в силу отсутствия на рабочем месте или по другой причине, сотрудник кадровой службы именно по указанным адресам высылает по почте уведомления о необходимости явиться в отдел кадров за трудовой книжкой (либо выразить согласие на отправку ее по почте) или запросы о местонахождении работника. Поэтому необходимо заполнять обе графы - и адрес места жительства по паспорту и фактический адрес местожительства, а также номер телефона работника или ближайших родственников.
Заполнение раздела о воинском учете
Основными документами, на основании которых заполняется разд. 2 "Сведения о воинском учете" личной карточки Т-2, являются:
- военный билет (или временное удостоверение, выданное взамен военного билета) - на граждан, пребывающих в запасе;
- удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу.
Сведения о воинском учете
| Граждане, пребывающие в запасе | Граждане, подлежащие призыву | |
| Пункт 1. Категория запаса | На офицеров запаса не проставляется На лиц, не являющихся офицерами, заполняется в соответствии с предоставленным военным билетом (графа "Категория учета") | Не заполняется |
| Пункт 2. Воинское звание | Проставляется в соответствии с записью в военном билете | Делается запись: "Подлежит призыву" |
| Пункт 3. "Состав (профиль)". Заполняется без сокращений | Проставляется в соответствии с записью в военном билете, например, "командный", "медицинский" или "солдаты", "матросы" и т. п. | Че заполняется |
| Пункт 4. "Полное кодовое обозначение ВУС" Записывается полное обозначение - шесть цифр или шесть цифр и буквенный знак | Проставляется в соответствии с записью в военном билете, например "021101" или "113194А" | Проставляется в соответствии с записью в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу |
| Пункт 5. "Категория годности к военной службе" | Записывается буквами: А - годные к военной службе Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями В - ограниченно годные к военной службе Г - временно не годные к военной службе При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория "А" | Записывается буквами: А - годные к военной службе Б - годные к военной службе с незначительными ограничениями В - ограниченно годные к военной службе Г - временно не годные к военной службе Д - не годные к военной службе Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу |
| Пункт 6. "Наименование военного комиссариата по месту жительства" | Проставляется в соответствии с последней записью или последним штампом в военном билете | Проставляется в соответствии с последней записью, или последним штампом в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу |
| Пункт 7. "Состоит на воинском учете" Заполняется простым карандашом | Строка а) - в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизационных предписаний; Строка б) - на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время | Не заполняется |
| : Пункт 8. "Отметка о снятии "с воинского учета" При условии достижения предельного возраста.пребывания в запасе, "или признания не годным к военной службе по состоянию здоровья | Делается отметка: или "Снят с воинского учета по состоянию здоровья" | Делается отметка: "Снят с воинского учета по возрасту" или "Снят с воинского учета по состоянию здоровья" |
После заполнения разделов "Общие сведения" и "Сведения о воинском учете" работник подписывает личную карточку и проставляет собственноручно дату для подтверждения согласия с внесенными сведениями. Сотрудник кадровой службы ставит свою подпись, наименование должности и расшифровку подписи, подтверждая тем самым, что записи внесены им собственноручно на основании представленных документов.
Внесение сведений о приеме на работу, об аттестации, оо9.. о повышении квалификации, поощрениях и др.
При внесении сведений о приеме на работу и переводах на другую работу необходимо заполнять все графы таблицы. Сведения должны вноситься без сокращений
Сведения о приеме на работу и переводах на другую работу заносятся на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу (формы Т-1 и Т-1а) и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу (форма Т-5). Специалист отдела кадров при заполнении этого раздела должен знакомить работника с внесенными записями под расписку.
При заполнении разд. 4 "Аттестация" личной карточки заполняются все графы, а именно указываются:
- дата прохождения аттестации;
- решение комиссии, например "перевести на должность", "отправить на повышение квалификации" и т. д.;
- ссылка на конкретный документ (как правило, это протокол результатов аттестации) с указанием его номера и даты.
Графа "Основание" может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на аттестацию и/или приказ об утверждении результатов аттестации.
Данные о повышении квалификации записываются на основании документов, представляемых при приеме на работу или поступающих из отдела подготовки кадров. В разделе "Повышение квалификации" указываются:
- даты начала и окончания обучения;
- вид повышения квалификации;
- наименование учебного заведения (институт повышения квалификации министерства (ведомства), факультет повышения квалификации при высшем учебном заведении, факультет повышения квалификации при среднем профессиональном учебном заведении, институт усовершенствования, курсы повышения квалификации при министерстве (ведомстве), курсы повышения квалификации при предприятиях, научно-исследовательских и проектно-конструкторских организациях, высших и средних учреждениях профессионального образования, институтах повышения квалификации и их филиалах);
- вид документа (свидетельство, удостоверение);
- графа "Основание" может быть незаполненной, либо в ней может быть указан приказ организации о направлении сотрудника на повышение квалификации.
Аналогично вносятся сведения о профессиональной переподготовке с указанием специальности (направления, профессии), по которой происходит переподготовка.
При заполнении разд. "Поощрения и награды" необходимо указать виды поощрения, применявшиеся к работнику (как на уровне организации, так и на уровне министерств и ведомств), а также перечислить государственные награды.
Учет отпусков
В разделе "Отпуск" ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации. Основанием для внесения записей являются приказы о предоставлении отпусков.
При заполнении таблицы по отпускам на основании приказа вносится только дата начала отпуска, дата же окончания вносится "де факто", после того как работник фактически вернулся из отпуска. Это связано с тем, что в случае вызова сотрудника из отпуска или его прерывания в графе ""Дата окончания" будет проставлена дата выхода сотрудника на работу, а не запланированная дата окончания отпуска по приказу.
В этой же таблице обязательно отмечается отпуск без сохранения заработной платы. Он учитывается при подсчете стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, т. к. согласно ст. 121 ТК РФ а него не включается время предоставления работнику отпуска без сохранения заработной платы продолжительностью более 7 календарных дней.
Аналогично не учитывается в стаже работы, дающем право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, и время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста.
Кроме того, согласно ст. 121 ТК РФ из стажа работы, дающего право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, вычитается время отсутствия работника на работе без уважительных причин, з т. ч. вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ.
Ниже указаны возможные виды документов, на основании которых сотрудник отдела кадров производит перерасчет данного стажа работы (по ст. 76 ТК РФ).
Виды документов, служащих основанием для перерасчета стажа в случае отстранения от работы
| 1 | 2 |
| Непрохождение в установленном порядке обучения и проверки знаний и навыков в области охраны труда | |
| Непрохождение в установленном порядке обязательного предварительного или периодического медицинского осмотра | Протокол и предписание инспекции об отстранении сотрудника от работы. Приказ руководителя об отстранении от работы по данной причине |
| Выявление в соответствии с медицинским заключением противопоказаний для выполнения работы, обусловленной трудовым договором | Приказ руководителя об отстранении от работы по данной причине |
В разделе "Дополнительные сведения" для полноты учета в необходимых случаях указываются:
- сведения об обучении на очно-заочных (вечерних), заочных, экстернатных отделениях учреждений высшего и среднего профессионального обучения (следует также проставлять даты поступления в образовательное учреждение и его окончания):
- сведения о работающем инвалиде с указанием справки МСЭК, группы инвалидности и даты ее установления (изменения), причины инвалидности;
- заключение МСЭК об условиях и характере труда.
После увольнения сотрудника из организации вносятся записи в разд. XI "Основания увольнения", где указывается расшифровка основания увольнения работника в соответствии с точными формулировками, приведенными в ТК РФ, дата увольнения, номер приказа об увольнении.
При закрытии личной карточки Т-2 сотрудник кадровой службы ставит свою личную подпись с ее расшифровкой и указанием должности. Таким же образом расписывается сам работник. Подпись работника в этом случае подтверждает его согласие со всеми записями, внесенными в его личную карточку.
Изменение сведений о работнике
При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью специалиста отдела кадров, а если изменения вносятся в разд. "Общие сведения" и "Сведения о воинском учете", то и подписью самого работника.
Изменения вносятся по той же схеме, что и в трудовую книжку. На основании первых форм и в ходе внедрения в СССР системы автоматизированного учета кадров был разработан ОСТ "Стандарт по автоматизированным системам управления кадрами". В нем и были изложены основные правила заполнения личной карточки. Как указано в ОСТе, "при изменении фамилии старая зачеркивается и вместо нее записывается новая в соответствии с представленными в отдел кадров документами". Далее "все последующие изменения данных о работнике (перемена места жительства и др.) отражаются в личной карточке работником отдела кадров". Полная замена личной карточки не желательна по той причине, что в дальнейшем будет сложно восстановить всю картину по данному сотруднику.